Notulen ALV-vergadering IKA 26 februari 2017

op 9 maart 2017

Aanwezig
Voltallig bestuur en 19 leden.

Opening.
Voorzitter opent de vergadering en vindt het jammer dat er weer zo weinig leden aanwezig zijn. Nog geen tiende van de 330 leden zijn aanwezig. Uiteraard is het fijn te weten dat men het werk van het bestuur vertrouwt, maar dat vanwege het geringe aantal aanwezige leden bij belangrijke vragen/beslissingen een nieuwe vergadering belegd moet worden of op een andere wijze de benodigde stemmen gehaald moeten worden.

P. Jacobs deelt mede, dat het weleens voorkomt dat verenigingen een bingo tijdens de ALV houden, zodat de mensen toch aanwezig zijn.

D. Belvroy vindt dat leden moeten begrijpen dat, indien een beslissing is genomen en zij het er niet mee eens zijn, het jammer is voor hen, omdat zij de gelegenheid hadden om tegen te stemmen, voorbij hebben laten gaan.

Mededelingen/Ingekomen stukken.
Bij schrijven liet mw. L. Schreuder weten dat zij een financieel verslag, overzicht resultaat en begroting mist. Voorzitter deelt mede dat het niet doenlijk is om b.v. elke gratis maaltijd voor, Vrijwilligers, Bandleden, Bestuursleden en Dansgroep apart te vermelden. Of de gage van elke Band/Dansgroep met naam en toenaam te vermelden. Op het financieel overzicht staan alle kostposten.

Mocht iemand over een bepaalde kost meer willen weten, dan kan men hierover gedetailleerd geïnformeerd worden buiten de vergadering om.

We mogen blij zijn dat Bandjes/Dansgroepen voor de helft van het geld + maaltijd en een paar consumpties op de koempoelan willen spelen/optreden. Dat scheelt de vereniging geld en dit willen we ook zo houden. Wat de opscheppers en bestuursleden betreft, deze krijgen op kosten van de cateraars een gratis maaltijd aangeboden. Op het financieel overzicht staan alle kostposten. Mocht iemand toch over een bepaalde post meer willen weten, dan kan men hierover gedetailleerd geïnformeerd worden buiten de vergadering. Zoals in de vorige ALV reeds is gezegd, wordt het financieel overzicht niet uitgedeeld en/of gepubliceerd in het NB, omdat het niemand, behalve de IKA, aan gaat.

Belangrijk nieuws
Gemeente Almelo heeft onze subsidieaanvraag voor 2017 gehonoreerd. Op de Paas-koempoelan op 26 maart 2017 (met Hawaiian dansgroep) en op de Kerstkoempoelan op 17 december 2017 verwachten we wederom een topdrukte. We verzoeken u dan ook om U op tijd op te geven, want het bezoekersaantal is om veiligheidsredenen aan een limiet gebonden.

Gemiddelde aantal bezoekers per koempoelan in 2016. Minimaal 200 tot maximaal 250 personen (afgelopen Kerst) hebben onze koempoelans bezocht.

Op 28 mei 2017 houden we wederom de traditionele Klederdracht tijdens de koempoelan. Wij organiseren ook dit jaar weer een Vis- en Vlieger dag, met leuke prijzen voor de winnaars. In de komende bulletins meer hierover.

Op onze koempoelan d.d. 26 november 2017 houden we – zoals altijd – de Mini-bazaar. -Het IKA-Bestuur is trots op de vrijwilligers, die toch altijd klaar staan en ieder klusje aanpakken, gevraagd of ongevraagd. Men is er als wij ze nodig hebben. Hartelijk dank hiervoor! Voor dit jaar wordt op zaterdag 17 juni een busreis georganiseerd naar de Zwarte Markt te Beverwijk. De kosten voor alleen de busreis is ± € 20,– p.p. en met eten (onderweg)± € 40,– p.p. Er is een offerte aangevraagd voor deze busreis.Ter informatie: op deze markt is een Foodcord aanwezig. Je kunt eten wat je zelf lekker vindt en het zo duur maken zoals jezelf wilt.

Ook voor 2017 hebben de muzikale IKA-leden zich bereid verklaard – en bereiden zich voor om onze juni koempoelan muzikaal op te luisteren. De juni koempoelan (25 juni 2017) wordt dus weer: “een dag door onze muzikale IKA-leden voor onze IKA-leden”! -In onze NB zullen wij alle activiteiten van maand tot maand aan u kenbaar maken.

Herdenking Almelo 14 augustus 2017, Herdenking Enschede 15 augustus 2017.

Voorzitter deelt mede dat Andrea niet altijd een ziekmelding doorkrijgt. Het Bestuur koestert zijn leden en is begaan met hun lot. Vandaar nogmaals de oproep om Andrea tijdig te informeren, zodat zij contact kan opnemen, kaartje en/of een attentie kan sturen.

Notulen d.d. 28 februari 2016.
Behalve de vraag van mw. L. Schreuder is verder geen reactie binnengekomen, zodat de notulen worden goedgekeurd en vastgesteld.

Jaarverslag secretaris.
Zie verslag in NB februari 2017. Het verslag is duidelijk en de voorzitter dankt de secretaris voor het fijne verslag.

Financieel verslag penningmeester.
Voorzitter deelt mede dat de vorige penningmeester de boekhouding handmatig heeft gedaan. Alles klopte, maar voorzitter wil nu met de tijd meegaan en heeft de boekhouding digitaal ingevoerd met behulp van een eenvoudig systeem. Uiteraard kost het even tijd en was hij er druk mee om het e.e.a. uit te zoeken en te implementeren, maar het is hem gelukt om het/de op het bord geprikte financieel overzicht/begroting uit te draaien. Alle kosten staan er gedetailleerd op met slechts 1 druk op de knop. Ondanks dat het systeem gebruiksvriendelijk is, moet je het wel bijhouden, zodat het niet veel werk is.

Verslag kascommissie.
Kascommissie heeft de boekhouding uitvoerig doorgenomen met T. Kuschel (voorzitter) en N. Kok (secretaris). P. Manette leest het verslag van de kascommissie voor en deelt voorts mede dat er geen onregelmatigheden in de boekhouding zijn aangetroffen. De leden verlenen het bestuur en de penningmeester decharge. De nieuwe kascommissie voor 2018 zal nu bestaan uit: 1e Pierre Manette 2e Bart Cornewal 3e Reserve: Eugene Briët

Bestuursverkiezing.
Aftredend en herkiesbaar zijn: Andrea van ’t Oostende, Martin de Jonge, Joop Neijndorff en Christien Jacobs. Allen worden weer herkozen voor de komende 2 jaar. Aftredend en niet-herkiesbaar zijn Peter Camerik en Elly Woudstra. Peter en Elly worden beiden in het zonnetje gezet. Elly wordt extra gefeliciteerd en bedankt met haar 25-jarig lidmaatschap, voor inkoop prijzen bingo/loterij, koffietafel klaarmaken etc. Elly zal nog wel het koffie/thee-gebeuren op zich nemen en eventueel hand- en spandiensten verrichten. Ook haar man Martin wordt bedankt voor zijn hulp en het bijstaan van Elly. Peter wordt ook bedankt voor zijn verdienste m.b.t. de PR, ledenadministratie, uitjes. Margie Balfour v. Burleigh wordt aan de leden voorgesteld ter vervanging van Elly Woudstra. Zij zal de PR, uitjes en Bingo-/Loterij-prijzen verzorgen.

Bestuurstaken van Peter Camerik worden uitgesplitst.

P. Jacobs neemt in maart Ledenadministratie over. Neemt geen deel aan de bestuurs-vergaderingen en neemt ook geen deel in het Bestuur, komt alleen op vergadering indien nodig voor b.v. uitleg van het e.e.a.. Nieuwe aanmeldingen/adreswijzigingen kunnen naar zijn mailadres gestuurd worden t.w.: kumpulanika@gmail.com

M. van Tongeren verstuurt de verjaardagskaarten. Neemt ook geen deel aan bestuurs- vergaderingen en neemt ook geen deel in het Bestuur.

Voorzitter is nu ook penningmeester en vindt dit niet kunnen. Roy Rappa is bereid om de boekhouding te doen en zal door voorzitter ingewerkt worden. Gekscherend krijgt Roy de titel “PIO” (=penningmeester in opleiding).

Roy nam even de tijd om zich aan de leden voor te stellen wie hij is, wat voor werk hij doet en waar hij werkt.

Rondvraag.
D. Belvroy:-Vindt het toch een goede zaak indien een foto van elk bestuurslid met bestuursfunctie in het NB komt te staan, zodat men weet bij wie je zijn moet voor het e.e.a.. Akkoord! Vindt het een goede zaak om aan de vrijwilligers een attentie te geven. Zoals eerder gezegd, ontvangt de vrijwilliger iets in natura.

Martin de Jonge: Deelt mede dat de koster van de kerk bij de opbouw zaal altijd koffie voor de opbouwers zet, de zaal opent en sluit. Ook zij krijgt van de IKA een attentie.

Mw. Stoker: Vraagt hoe de afmelding bij de Bank geschiedt bij overlijden. Moet het lid/familie het doen? Antwoord: Meestal blokkeert de Bank de rekening al, zodat er niets meer van de rekening afgehaald kan worden.

Stopzetting zal de IKA doen. Indien het geld toch is overgemaakt, zal de IKA dit terugstorten.

T. Kuschel: Heeft suggestie ontvangen om af en toe, naast de Bingo, mensen bij binnenkomst een lot te geven en extra kleine prijsjes uit te delen. Dit voorstel vindt geen bijval bij de aanwezigen.

Sluiting.
Februari 2017/CJ

Michel van RuyvenNotulen ALV-vergadering IKA 26 februari 2017